Ask the mentor: Πώς μπορώ να βελτιώσω την επικοινωνία με την ομάδα, ενώ δουλεύουμε απομακρυσμένα;
- 14 ΔΕΚ 2022
Πώς μπορώ να βελτιώσω την επικοινωνία με την ομάδα μου, ενώ δουλεύουμε κυρίως απομακρυσμένα;
Απαντά η mentor του Women On Top, Άλκηστις Μητράκου, Senior Manager, Agile Coach και Kaizen Facilitator.
Η φράση «η επικοινωνία είναι το κλειδί της επιτυχίας» γίνεται ολοένα και πιο επίκαιρη, καθώς ο απομακρυσμένος τρόπος εργασίας είναι, για πολλές και πολλούς από εμάς, αναπόσπαστο κομμάτι της επαγγελματικής μας ζωής. Οι μέρες όπου θα συναντήσεις το συνάδελφο ή τη συναδέλφισσα στο διάδρομο και θα ζητήσεις διευκρινήσεις για το project που τρέχετε ίσως είναι πια λιγότερες! Δουλεύοντας απομακρυσμένα ή με υβριδικά μοντέλα εργασίας, η επιτυχία μιας ομάδας είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τη σωστή και αποτελεσματική επικοινωνία των ατόμων που την αποτελούν.
Σκέψου τις στιγμές που συνάντησες δυσκολία στην οργάνωση απομακρυσμένων συναντήσεων και αυτό επηρέασε την επικοινωνία της ομάδας με αρνητικές επιπτώσεις, ορισμένες φορές ακόμα και στην παραγωγικότητα της ομάδας. Ωστόσο, με τη σωστή προσέγγιση, η ομάδα σου μπορεί να βελτιώσει τον τρόπο που επικοινωνεί και συνεργάζεται.
Αρχικά, μπορείς να ξεκινήσεις με το να ορίσεις μια συνάντηση όπου θα συμμετέχουν όλα τα μέλη της ομάδας σου προκειμένου να κάνετε μια συμφωνία για το πώς θα μπορέσετε να δουλέψετε αρμονικά (team agreement). Είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε όλες και όλοι μέσα στην ομάδα τον τρόπο με τον οποίο ο καθένας και η καθεμία από εσάς προτιμάει να επικοινωνεί. Μπορεί εσύ να προτιμάς video calls, ο συνάδελφος σου επικοινωνία μέσω email και η συνάδελφός σου επικοινωνία μέσω chat. Αφιερώστε χρόνο να συζητήσετε μεταξύ σας και να ορίσετε τρόπους επικοινωνίας, σύμφωνα με τις ανάγκες σας, καθώς επίσης και να ορίσετε τα διάφορα εργαλεία που θα χρησιμοποιείτε, τόσο στην εσωτερική όσο και στην εξωτερική σας επικοινωνία. Κομμάτι αυτής της συζήτησης, και ίσως το σημαντικότερο όλων, είναι να ορίσετε τις αξίες που έχετε σαν ομάδα καθώς και την αποστολή σας, ώστε να είναι κατανοητό σε όλους και όλες γιατί συμβαίνει το κάθε τι.
Το επόμενο κομμάτι στο οποίο μπορείς να δουλέψεις με την ομάδα σου για να βελτιώσετε την επικοινωνία σας, είναι να προσπαθήσετε να οργανώσετε όσο το δυνατόν πιο αποδοτικές συναντήσεις. Μπορείς να οργανώσεις μια παρουσίαση όπου θα συζητήσετε τις τακτικές μιας εποικοδομητικής συνάντησης. Μια παραγωγική συνάντηση έχει σαφώς ορισμένη ατζέντα και είναι ξεκάθαρος από την αρχή ο σκοπός, καθώς και το ζητούμενο αποτέλεσμα. Φροντίζουμε να στείλουμε πρόσκληση στα άτομα που πραγματικά έχουν να προσφέρουν στο διάλογο και καθιστούμε σαφές ότι χρειάζεται να έρθουν όλοι και όλες προετοιμασμένοι/ες. Ξεκινάμε και τελειώνουμε το meeting στην προκαθορισμένη ώρα. Στο τέλος της συνάντησης, χρειάζεται να έχουμε ορίσει ξεκάθαρες ενέργειες για τη συνέχεια, καθώς και ποιος/α είναι υπεύθυνος/η για κάθε μία από αυτές.
Φυσικά χρειάζεται να έχεις στο μυαλό σου πως η βελτίωση της επικοινωνίας δεν είναι κάτι που θα συμβεί μέσα σε μια νύχτα. Με αργά και σταθερά βήματα θα βοηθήσεις την ομάδα σου να χτίσετε εμπιστοσύνη, ψυχολογική ασφάλεια και τη σιγουριά ότι κανένα μέλος δε «τιμωρείται» όταν μοιράζεται οποιαδήποτε ιδέα, ερωτήσεις, ανησυχίες ή κάνει κάποιο λάθος. Βοήθησε την ομάδα σου με τεχνικές εποικοδομητικού feedback και οργάνωσε συναντήσεις για να συζητήσετε τι πήγε καλά το διάστημα που πέρασε και πώς μπορείτε να γίνετε ακόμη καλύτεροι το διάστημα που έρχεται.
Τέλος, αναζήτησε (και δοκίμασε) τα ψηφιακά εργαλεία που πιστεύεις ότι μπορούν να υποστηρίξουν την απομακρυσμένη ομάδα σου να μοιράζεται πληροφορίες, σκέψεις, αλλά και τα νέα σας τόσο σε πραγματικό χρόνο όσο και ασύγχρονα!
Στείλε κι εσύ την ερώτησή σου εδώ.
