Το savoir faire των emails: 7 κανόνες για σίγουρη επιτυχία
- 6 ΝΟΕ 2023
Το αφεντικό σου σού στέλνει email εκτός ωραρίου εργασίας. Πρέπει να απαντήσεις; Εάν στείλεις ένα email σε έναν συνάδελφο, μπορείς να ξαναστείλεις πριν απαντήσει; Οι άγραφοι κανόνες των emails μπορεί να είναι χαοτικοί. Ωστόσο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της καθημερινότητας πολλών εργαζομένων και η σωστή χρήση του, μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην επαγγελματική επικοινωνία.
Ποια είναι λοιπόν η καλή συμπεριφορά γύρω από τη δημιουργία και αποστολή ενός email και πότε μπορεί να γίνουμε ενοχλητικοί; Πολλά εξαρτώνται από την κουλτούρα του χώρου εργασίας. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι βασικοί κανόνες.
Σκέψου αν όντως χρειάζεται να στείλεις email
iStock
Πριν από όλα, σκέψου ποιος είναι ο αναγνώστης σου και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να επικοινωνήσεις με αυτό το άτομο. Δεν χρειάζεται να είναι όλα σε email. Θέλεις να κάνεις μια γρήγορη ερώτηση σε έναν συνάδελφο; Μπορεί ένα μήνυμα σε ένα οποιοδήποτε chat ή ακόμα κι ένα γρήγορο τηλέφωνο να είναι καλύτερη επιλογή. Αν, ωστόσο, η ερώτηση σου απαιτεί λίγο περισσότερη εξήγηση ή ακόμα και ένα σχετικό έγγραφο, το email μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή.
Οι βασικοί κανόνες των emails: Σύντομα και σαφή
Τα email σου πρέπει να είναι ευγενικά, αλλά να φτάνουν γρήγορα στο θέμα. Προσπάθησε να έχεις επίγνωση του πόσο πληκτρολογείς. Και ενώ δεν υπάρχει κάποιος συγκεκριμένος κανόνας για την έκταση του κειμένου σου, γενικά φρόντισε να αποφύγεις τις υπερβολές. Εάν πρέπει να εμβαθύνεις σε ένα ζήτημα, μπορείς να συμπεριλάβεις ένα συνημμένο αρχείο. Να θυμάσαι πως κανείς δεν θέλει να διαβάσει μια διατριβή σε ένα email. Αυτό από μόνο του δείχνει ότι σέβεσαι τον χρόνο του άλλου και ότι ξέρεις ακριβώς τι κάνεις.
Φρόντισε τα email σου να είναι ευανάγνωστα
Μην ταλαιπωρείς τον αναγνώστη σου. Η τυπική δομή για οποιοδήποτε email, είναι να ξεκινάμε με έναν χαιρετισμό, ακολουθούμενο από μερικές ξεχωριστές παραγράφους και μια υπογραφή, όπως ευχαριστώ και μετά το όνομά σου. Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις κουκκίδες ή υπότιτλους για να διευκολύνεις την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών. Σε κάθε περίπτωση βεβαιώσου ότι το κείμενό σου είναι ευανάγνωστο και εξυπηρετεί τον σκοπό του.
Μην σπαμάρεις
Ένας ακόμα κανόνας που θα πρέπει να ακολουθείς πριν αποφασίσεις να στείλεις ένα ακόμα mail. Αν κάποιος δεν έχει απαντήσει σε προηγούμενο email σου, δώσε χρόνο. Μπορείς να στείλεις ένα δεύτερο email εάν έχεις ξεχάσει να αναφέρεις κάτι στο πρώτο ή ως υπενθύμιση εάν δεν έχεις λάβει έγκαιρη απάντηση. Και κάτι ακόμα: Ως παραλήπτης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλό να ενημερώνεις τον αποστολέα ότι έλαβες το μήνυμα, ακόμα κι αν δεν χρειάζεται απάντηση.
Οι βασικοί κανόνες των emails: Πρόσεξε το ύφος τους
Τα email πρέπει να έχουν επαγγελματικό και, σε ορισμένες περιπτώσεις, φιλικό τόνο. Εάν είσαι αναστατωμένη, πάρε μια ανάσα πριν απαντήσεις. Φρόντισε επίσης, να κινείσαι σε ένα semi-formal τόνο, καθώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν πάντα να προωθηθούν σε άλλους παραλήπτες.
Ως παραλήπτης ενός email, μην υποθέσεις ότι ένα σύντομο email είναι επιθετικό. Συχνά, οι άνθρωποι βιάζονται να απαντήσουν, γι’ αυτό χάρισέ τους το πλεονέκτημα της αμφιβολίας.
Πάντα τσέκαρε πριν πατήσεις Αποστολή
Αφιέρωσε μερικά επιπλέον δευτερόλεπτα για να διαβάσεις ξανά το email προτού πατήσεις Αποστολή. Οποιοσδήποτε από εμάς μπορεί να κάνει λάθος. Αλλά αν στέλνεις συνεχώς λάθη ή εάν κάποιο email έχει πολλά λάθη, ο επαγγελματισμός σου, μπορεί να αμφισβητηθεί.
Οι βασικοί κανόνες για να στέλνεις email: Χαλάρωσε με τα emojis
Καρδούλες, φατσούλες, θαυμαστικά, χρώματα και καλλιγραφικές γραμματοσειρές στα email σου, δεν έχουν κανένα νόημα. Κανείς δεν νοιάζεται τόσο. Είναι απλά ένα ακόμα email.
